Voici les changements à effectuer au logiciel pour l'année 2021, selon votre utilisation :

Modifier le taux du calcul des droits de mutation

Modifier la période des taxes municipales

Configurer la numérotation des dossiers

Configurer la numérotation des factures

Fermer les dossiers inactifs

Archiver les dossiers des années précédentes

Réinitialiser le cumul des salaires

Modifier les crédits d'impôt des salariés

Changer d'année financière

Modifier le taux du calcul des droits de mutation

Selon les municipalités, il est possible que vous ayez à modifier le taux pour le calcul des droits de mutation. 

1. Accédez au ruban Dossier.
2. Section Autre, icône Pilotage, option Droits mutation.
3. Double-cliquez sur la ligne à modifier.
   ou
   Ajoutez une municipalité à l'aide du clic droit, option Dupliquer.
4. Modifiez la Description, si nécessaire.
5. Cliquez sur l'onglet Taux.
6. Modifiez les informations appropriées.
7. Cliquez sur OK pour terminer.

Modifier la période des taxes municipales

Cette procédure est nécessaire pour effectuer les calculs dans la nouvelle année pour les nouveaux dossiers.  Cette modification s’applique pour toutes les entités.

1. Accédez au ruban Dossier.
2. Section Autre, icône Pilotage, option Ajustement par défaut.
3. Double-cliquez sur la ligne pour les Taxes municipales.
4. Modifiez la Date du et Date au.
5. Cliquez sur OK pour terminer.

Configurer la numérotation des dossiers

Cette procédure est nécessaire lorsque vous désirez créer de nouveaux dossiers dans la nouvelle année civile avec un changement du format de la numérotation.  

1. Accédez au ruban Système, section Dossier.
2. Section Numération.
3. Modifiez le Préfixe du prochain no de dossier de votre entité, si vous désirez identifier l'année courante.
4. Modifiez le Numéro du prochain dossier de votre entité, si vous désirez redémarrer à 1.
5. Répétez les mêmes étapes pour chacune des entités.

Configurer la numérotation des factures

Cette procédure est nécessaire aussitôt que vous désirez créer de nouvelles factures pour la nouvelle année, avec un changement du format de la numérotation.  

1. Accédez au ruban Système, section Facture.
2. Section Numération.
3. Modifiez le Préfixe du prochain no de facture de votre entité, si vous désirez identifier l'année courante.
4. Modifiez le Numéro de la prochaine facture de votre entité, si vous désirez redémarrer à 001.
5. Répétez les mêmes étapes pour chacune des entités.

Fermer les dossiers inactifs

Afin d’optimiser l’utilisation du volet Dossiers Actifs et mettre à jour les dossiers qui sont terminés, la procédure suivante vous permet de fermer plusieurs dossiers pour une période.  

1. Accédez au ruban Dossier, section Outils.
2. Cliquez sur l'icône Fermer.
3. Indiquez une séquence De dossier À dossier, si nécessaire.
   ou
4. Indiquez les dates appropriées dans les champs De date À date.
5. Cliquez sur OK pour démarrer la fermeture.  ProCardex indique le nombre de dossier qui ont été fermés.
6. Répétez les mêmes étapes pour chacune des entités.
7. Si vous désirez annuler la fermeture d'un dossier, click droit dans la fenêtre du dossier option Réouvrir dossier.

Archiver les dossiers des années précédentes

Cette procédure vous permet d’épurer le contenu des dossiers sur le disque en archivant les dossiers des années antérieures.  Notez que cette procédure ne ferme pas les dossiers, mais les déplace dans un dossier identifié "_Archives" sur votre disque.  

1. Accédez au ruban Dossier, section Outils.
2. Cliquez sur l'icône Archiver.
3. Indiquez une séquence De dossier À dossier, si nécessaire.
   ou
4. Indiquez les dates appropriées dans les champs De date À date.
5. Cochez ou non l'option Inclure seulement les dossiers fermées.
6. Cliquez sur OK pour terminer. ProCardex indique le nombre de dossiers qui ont été archivés.
7. L'option Archivé sera activée à l'intérieur de la fenêtre du dossier.
8. Les dossiers sur le disque sont déplacés dans un dossier identifié _Archives, mais disponibles dans votre base de données sans aucun changement.
9. Répétez les mêmes étapes pour chacune des entités.

*** Vous ne devez pas déplacer vos dossiers par vous-même dans le dossier _Archives, ProCardex ne pourra plus ouvrir les documents du dossier.

Réinitialiser le cumul des salaires

Si vous utilisez le module des salaires de la comptabilité générale, une réinitialisation du cumul des salaires est nécessaire à partir du 1er janvier de la nouvelle année. 

1. Accédez au ruban Comptabilité. 
2. Section Session, cliquez sur l'icône Ouverture.
3. Inscrivez OBLIGATOIREMENT la date au 01-01-AAAA.
4. Cliquez sur OK pour continuer.
5. Confirmez par Oui pour remettre le cumul des salaires à zéro.
6. Fermez la session comptable à l'aide de l'icône Fermeture.
7. Ouvrez la session comptable à l'aide de l'icône Ouverture.
8. Indiquez la date de la fin du mois ou de la fin d'année financière.

Modifier les crédits d'impôt des salariés

Au début de l'année civile, il est nécessaire de vérifier si vous avez à modifier les montants pour les crédits d’impôt des salariés.  Au fédéral, le formulaire Déclaration des crédits d'impôt personnels (TD1) devrait idéalement être rempli par l'employé et le nouveau montant doit être saisi. Au Québec, le formulaire Déclaration pour la retenue d'impôt (TP-1015.3) devrait idéalement être rempli par l'employé et le nouveau montant doit être saisi.

1. Accédez au ruban Comptabilité.
2. Ouvrez une session comptable.
3. Section Autre, icône Pilotage, option Employés.
4. Indiquez le montant pour le Crédit d'impôt fédéral et provincial.
5. Cliquez sur OK pour terminer.

Pour ce qui est des modifications aux tables d’impôt pour la nouvelle année, une mise à jour du logiciel est nécessaire (d'ici la fin de décembre).

Changer d'année financière

Si votre année financière se termine au 31 décembre, plusieurs étapes sont nécessaires.  Pour plus de détails...